Sygnalista – procedura zgłaszania nieprawidłowości

Informujemy, że od 17 grudnia 2021 r. zaczyna obowiązywać Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej nr 2019/1937 z 23.11.2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia praw Unii.

Dyrektywa reguluje kwestie ochrony osób, które zdecydują się na zgłaszanie naruszeń praw dotyczących określonych w w/w dokumencie dziedzin, a zachodzących w Organizacji.

Zgodnie z Dyrektywą sygnalista będzie mógł zgłosić naruszenia prawa w ramach kanału wewnętrznego, zewnętrznego oraz w ramach ujawnienia publicznego.

Sygnalisto!

Zanim dokonasz zgłoszenia wewnętrznego zapoznaj się z poniższymi informacjami:

• zgłoszenie będzie rozpatrywane zgodnie z zapisami Dyrektywy UE 2019/1937;

• Dyrektywa UE 2019/1937 określa m.in. kto może dokonać zgłoszenia wewnętrznego (m.in. obecny lub były pracownik Poznańskiego Centrum Dziedzictwa) a także zakres spraw, których może dotyczyć zgłoszenie;

• zgodnie z przepisami o ochronie sygnalistów status sygnalisty uzyskuje osoba, która w momencie dokonywania zgłoszenia ma uzasadnione podstawy, by sądzić, że informacje dotyczące zgłaszanych naruszeń są prawdziwe (zob. więcej na temat ochrony sygnalistów – dyrektywa UE 2019/1937);

• postanowień Dyrektywy UE 2019/1937 nie stosuje się, jeżeli naruszenie prawa godzi wyłącznie w prawa zgłaszającego lub zgłoszenie naruszenia następuje wyłącznie w indywidualnym interesie zgłaszającego. Nie wyklucza to stosowania innych procedur ochronnych w tym zakresie. W tym przypadku działania następcze mogą̨ obejmować́, na przykład, skierowanie sprawy do innych kanałów lub procedur w przypadku zgłoszeń́ dotyczących jedynie praw indywidualnych osoby dokonującej zgłoszenia;

• zgodnie z treścią Dyrektywy UE 2019/1937 zgłoszenie może być anonimowe;

• przepisy zawierają mechanizmy chroniące sygnalistów (a czasem także inne osoby np. pomagające w dokonaniu zgłoszenia) m.in. przed działaniami odwetowymi;

• po dokonaniu zgłoszenia (na następnej stronie) otrzymasz potwierdzenie zgłoszenia (w formacie pdf – do pobrania) – nie zapisuj tego pliku na urządzeniu kontrolowanym przez inne osoby lub Organizację;

• po dokonaniu zgłoszenia i utworzeniu PINu możesz śledzić jakie kroki zostały podjęte w związku ze zgłoszeniem (sprawdzaj swoje zgłoszenie systematycznie Zespół zadaniowy, który otrzyma zgłoszenie może poprosić o dodatkowe informacje);

• tym samym kanałem zostanie przekazana informacja o podjętych działaniach w związku ze zgłoszeniem w terminie wskazanym w Dyrektywie UE 2019/1937

• aby zachować anonimowość nie podawaj informacji, które mogą służyć do Twojej identyfikacji (np. imię, nazwisko, stanowisko), chyba, że chcesz ujawnić swoją tożsamość;

• nie powinieneś dokonywać zgłoszenia z urządzenia (np. komputera / telefonu) będącego pod kontrolą organizacji, której dotyczy zgłoszenie (np. w ramach monitoringu stacji roboczych).

Ponadto przed dokonaniem zgłoszenia sprawdź:

• czy połączenie internetowe jest szyfrowane (sprawdź, czy ikona kłódki znajduje się w pasku przeglądarki);

• czy link, pod którym znajduje się niniejszy formularz zgadza się z linkiem udostępnionym przez Poznańskie Centrum Dziedzictwa, które chcesz zgłosić naruszenie (zamieszczonym na stronie www.pcd.poznan.pl lub np. w intranecie);

• czy przesyłane dokumenty (jeżeli takie będziesz chciał załączyć) nie zawierają metadanych, które mogą ujawnić Twoją tożsamość (zob. m.in. właściwość pliku, a także zob. szerzej baza wiedzy na stronie www.esignaller.pl).

Jeżeli w treści ogłoszenia znajdą się dane osobowe to zgodnie z art. 13 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016) informuję, iż:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Poznańskie Centrum Dziedzictwa, ul. Gdańska 2, 61-123 Poznań.
2. Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych: iod@pcd.poznan.pl.
3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą wyłącznie w celu i przez okres niezbędny do realizacji obowiązków związanych z przyjmowaniem i obsługą zgłoszeń na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. - wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze.
4. Podanie danych nie jest obowiązkowe – zgłoszenie może być dokonane anonimowo;
5. Odbiorcy: firma obsługująca kanał zgłoszeń Esignaller, a także organy publiczne w przypadkach wskazanych w przepisach prawa.
6. Osoba, której dane są przetwarzane ma prawo dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Dyrektywa PE i UE